OPENOFFICE CALC. II

FUNCIONES

Esta unidad es una de las más importantes del curso en lo referente a OpenOffice.org Calc, pues en su comprensión y manejo está la base de OpenOffice.org Calc. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitarnos tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilización de OpenOffice.org Calc.

Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por OpenOffice.org Calc para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.

 Introducir Funciones

Una función es una fórmula predefinida por OpenOffice.org Calc (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =. 

Insertar función con el asistente

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero OpenOffice.org Calc dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.

Si queremos introducir una función en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la función, desplegar el menú Insertar.

Elegir la opción Función...

O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función de la imagen.

OpenOffice.org Calc nos permite utilizar diversas funciones, éstas están clasificadas por categorías.

En el cuadro de lista Función tenemos la lista de funciones predefinidas, hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta.

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado Categoría, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.

Conforme seleccionamos una función, a la derecha aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. 

CONTAR SI.
Devuelve el número de celdas que cumplen determinados criterios.

SINTAXIS

=CONTAR.SI ( Rango de referencia ; Criterios)
Rango de referencia, es una celda, o un grupo de celdas o un nombre de rango, o una área de celdas.

Criterios, es el criterio que deben de cumplir los valores de las celdas. Has de introducirlo entre comillas, siempre como si fuese un texto. Se puede utilizar caracteres comodín y también admite expresiones regulare.

EJEMPLO
EN LA SIGUIENTE TABLA TENEMOS LA EVALUACION DE LOS ESTUDIANTES A LOS PROFESORES EN LA CUAL EL ESTUDIANTE CALIFICARA AL PROFESOR DE LA SIG. MANERA: UNA B= BUENO, R= REGULAR Y M= MALO. SE QUIERE SABER CUANTOS "BUENO", "MALO", "REGULAR" OBTUVO CADA PROFESOR.

Como vemos en la imagen  realizamos la formula en la celda D44 siguiendo la sintaxis como ya habiamos visto anteriormente: seguido del signo = ponemos la funcion Contar.si y entre parentesis D38:D42 que es el rango de las celdas en las cuales se va a realizar la busqueda de la palabra luego ponemos (;) y seguido de esto la palabra que queremos contar cuantas veces se repite.

OPENOFFICE CALC. I

OPERADORES LOGICOS

Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, éstas tienen un orden de preferencia para su resolución dependiendo del tipo de operador usado, que es el indicado en la tabla

Como es normal en matemáticas, los paréntesis se usan para calcular primero las expresiones que hay entre ellos, como por ejemplo:

2 + 3 * 5 = 17

(2+3) * 5 = 25

Así pues, procederemos también en OpenOffice Calc.

En cuanto a la prioridad de los diferentes tipos de operadores: cuando hay expresiones que contienen operadores de más de una categoría, se resuelven primeramente los aritméticos, luego los de comparación y por último los operadores lógicos.

La prioridad de los operadores aritméticos es la mostrada a continuación:

^  (EXPONENCIACION)

-          (NEGACION)

+ y – (SUMA Y RESTA)

La prioridad de los operadores lógicos es la mostrada a continuación:

Not

And

Or

 Los operadores de comparación se evalúan según el orden en el que aparecen:

= (igual)

<>  (diferente que)

< (mayor que)

>  (menor que)

<=   (menor o igual que )

>=  (mayor o igual que)

TIPO DE DATO

NUMERICOS:

Para introducir números teclearemos los dígitos del 0 al 9. Tengamos en cuenta las siguientes consideraciones:

• También podemos usar los siguientes operadores y símbolos según sea necesario: + - ( ) , / $ % . E e (notación científica).
• Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes. Cuando un número tiene una sola coma se usa como coma decimal.
• Introducir números negativos: delante de los números negativos, sitúe un signo menos (-), o bien encierre los números entre paréntesis ( ).
• Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a anotación científica.
• Introducir números como texto: Excel almacena los números como datos numéricos. Para que Excel interprete los números como parte de un texto, primero debe aplicarse el formato Texto a las celdas vacías y, a continuación, introducir los números. Si ya se han introducido los números, aplique el formato Texto a las celdas desde el menú Formato, Celdas, en la sección Categorías dentro de la pestaña Número, y vuelva a escribir el número.
• Introducir fracciones: coloque un cero (0) delante de cada fracción. Por ejemplo, escriba 0 1/2.
• Límite de 15 dígitos: Independientemente del número de dígitos presentados, OpenOffice Calc guarda números con una precisión de hasta 15 dígitos.

Fecha/hora:
 Para introducir una fecha u hora, hemos de escribirla normalmente, como por ejemplo 10/05/2003 y 22:33:55.

Algunas consideraciones a tener en cuenta a la hora de introducir fechas y horas son:

• Introducir de fechas y horas a un tiempo: para escribir una fecha y hora en la misma celda, sepárelas con un espacio.
• Reloj de 12 y 24 horas: para introducir una hora basada en el reloj de 12 horas, detrás de la hora inserte un espacio seguido de a.m. o p.m. (o bien a o p). De lo contrario, OpenOffice Calc interpretará la hora basándose en el reloj de 24 horas. Por ejemplo, si se escribe 3:00 en lugar de 3:00 p.m., la hora se almacenará como 3:00 a.m.

 TEXTO

Para introducir texto seleccionamos una celda y lo escribimos normalmente.

Algunas consideraciones a tener en cuenta a la hora de introducir texto son:

• En OpenOffice Calc, texto es cualquier combinación de números, espacios y caracteres no numéricos. Por ejemplo se tratará como texto las siguientes entradas: 10AA109, 127AXY, 12-976 y 208 4675.
• Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda.
• Para ver todo el texto en múltiples línea de una celda hay que activar la casilla de verificación Ajustar texto de la ficha Alineación.
• Para introducir un retorno de carro en una celda se debe presionar a la vez la combinación de teclas Control + Enter.

 FORMULAS

Las fórmulas en OpenOffice Calc se usan para calcular resultados a partir de los datos de la Hoja.

A la hora de construirlas se pueden usar valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores.

En ocasiones las fórmulas no se pueden ejecutar de forma correcta, a continuación se describen algunos mensajes de error:

MENSAJE	DESCRIPCION
###	La celda tiene mucho contenido y no puede ser mostrado en la celda (hay que aumentar el ancho de la misma)
#DIV/O!	Se intenta dividir entre cero acceder a una celda vacía.
#NAME?	No se encuentra un nombre.
#N/A	Se hace referencia a celdas que no contienen datos que se necesitan para devolver un resultado.
#NUM!	Hay algún tipo de problema con un número.
#REF!	Se ha hecho una referencia a una celda no válida por alguna circunstancia.
#VALUE!	Se ha usado un parámetro u operando incorrecto.

FORMULAS BÁSICAS

Hemos dicho que una celda puede contener datos. Estos datos pueden ser texto, números, importes en unidades monetarias o fechas y horas.
Pero también pueden contener una fórmula.
Una fórmula es una expresión que se introduce en una celda, y define que en esa celda debe mostrarse el valor resultante de operar con otras celdas.
Vamos a ver paso a paso como podemos programar una hoja de cálculo. Los pasos que realizaría el usuario se mostrarán con el texto en color verde. En el ejemplo, a las celdas de color amarillo, correspondientes a las cantidades, se les ha aplicado formato de número con punto de millares y dos decimales. A las celdas de color azul (precios), morado (importes) y totales (gris) se les ha aplicado un formato de moneda.

 

Si pudiésemos programar la celda  D2  para que automáticamente calculase el producto de la celda  B2  multiplicada por la celda  C2  podríamos evitar tener que calcular nosotros el importe de la línea. Pero ¿cómo hacerlo?

Calc nos va a facilitar mucho este proceso de programación de la celda  D2 .

Sitúate en la celda  D2  y escribe el signo  = , o bien haz clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

Cuando realizas esta acción, Calc escribe un  =  en la celda activa, y pone en marcha un modo especial: el modo edición de fórmula, que te permite programar una celda con una expresión, un texto que indica cómo debe operar con otras celdas y mostrar ese resultado en la celda editada.

Ahora haz un clic sobre la celda  B2 .

Verás como en la celda  D2  se escribe automáticamente el texto  B2  tras el símbolo del  = . 

 

Desde el teclado, introduce un asterisco.

Calc mostrará en la celda el texto =B2*. El asterisco es el símbolo que se utiliza para expresar una multiplicación.
Haz clic sobre la celda  C2 .
Calc mostrará en la celda el texto =B2*C2. Fíjate que tal y como vas definiendo la fórmula que contendrá la celda ésta también se muestra en la barra de fórmulas.
Le hemos dicho a Calc que la celda  D2  deberá presentar el resultado de multiplicar la celda  B2  por la celda  C2 

 

Pulsa la tecla Intro o haz clic en el botón Aplicar de la barra de fórmulas.

Automáticamente la fórmula escrita en la celda desaparece, y se muestra el valor resultante de la operación.
Fíjate que, en cambio, la barra de fórmulas muestra el verdadero contenido de la celda: una fórmula.
Haz clic y arrastra el punto negro que se muestra en la esquina inferior derecha de la celda, como indica la flecha verde.
Este proceso se llama Copia por referencia. Lo que vas a hacer copia la fórmula a las otras celdas, pero Calc no copia el literal de la fórmula, sino que aplica referencias a las fórmulas, diciendo: la celda  D2  es multiplicar las dos que tiene a su izquierda, pues la celda  D3  será multiplicar las dos que tiene a su izquierda.
Cada celda contendrá ahora una fórmula que multiplicara las dos celdas situadas a su izquierda, si bien mostrará el valor resultante de la operación.
Puedes ver en la imagen que la celda  D5  contiene una fórmula que multiplica las celdas  B5  y  C5 .

 Y por ultimo para realizar el total de cada columna, debemmos seleccionar la columna que vamos a sumar y le damos clic en el boton de suma como vemos en la siguiente imagen.

INTRODUCCION A OPENOFFICE CALC.